Tata Kerja DPK KNPI Kabupaten Banggai Periode 2012-2015

TATA KERJA

DEWAN PENGURUS KABUPATEN

KNPI KABUPATEN BANGGAI PERIODE 2012-2015

BAB I

UMUM

1.    Tata Kerja DPK KNPI Kabupaten Banggai Periode 2012-2015  disusun berdasarkan :

a.    Ketentuan dalam Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga KNPI.

b.    Keputusan-Keputusan Kongres XIII Pemuda/KNPI Tahun 2011

c.    Peraturan Organisasi KNPI

d.    Keputusan DPP KNPI

e.    Pertimbangan dan pengalaman Tata Kerja pada kepengurusan DPK KNPI Kabupaten Banggai Periode 2009 - 2012.

f.     Konvensi dan kebiasaan-kebiasaan pelaksanaan Tata Kerja yang masih relevan dengan kebutuhan dan perkembangan sekarang

g.    Pendapat yang berkembang dalam Rapat Pleno DPK KNPI Kabupaten Banggai. 

2.    Dewan Pengurus Kabupaten merupakan badan eksekutif tertinggi di tingkat kabupaten yang bersifat kolektif, oleh karena itu tugas-tugas DPK KNPI Kabupaten Banggai dilaksanakan dengan semangat persatuan dan kesatuan serta rasa kebersamaan dan kekeluargaan.

3.    Maksud adanya Tata Kerja adalah untuk mengatur mekanisme tugas, wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja DPK KNPI Kabupaten Banggai Periode 2012-2015. Oleh karena itu, pengaturan Tata Kerja adalah untuk memberi arah yang bernuansa pembagian tugas dan bukan untuk pemisahan tugas.

4.    Tujuan adanya Tata Kerja adalah untuk membentuk sinergi kerja DPK KNPI Kabupaten Banggai Periode 2012-2015, melalui koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi perencanaan, pengorganisasian serta pelaksanaan tugas, kegiatan dan program DPK KNPI Kabupaten Banggai Periode 2012-2015, sehingga mencapai daya guna dan hasil guna yang maksimal dengan ditopang oleh semangat kemandirian, jiwa pembaharuan dan tekad persatuan dan kesatuan.

5.    Azas-azas:

a.    Kolektifitas artinya : Kebersamaan dalam mengambil

b.    Kesinambungan artinya : Melanjutkan perencanaan dan pelaksanaan program-program periode sebelumnya sesuai rekomendasi Musda dan Keputusan DPK KNPI.

c.    Keterpaduan artinya : Dalam menjalankan seluruh kegiatan dan program-program DPK KNPI Kabupaten Banggai harus memperhatikan aspek Koordinasi, Integrasi dan Sinkronisasi (KIS).

d.    Kemanfaatan artinya : Setiap bentuk kegiatan atau program DPK KNPI Kabupaten Banggai apapun bentuknya, harus dapat mendatangkan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kepentingan anggota Wadah berhimpun Pemuda Indonesia dan pengembangan Organisasi

BAB  II

TUGAS POKOK, SUSUNAN DAN DEPARTEMEN DPK KNPI KABUPATEN BANGGAI

1.    Tugas pokok DPK KNPI Kabupaten Banggai Periode 2012-2015 sebagaimana dimaksudkan oieh MUSDA XII Pemuda/KNPI Kabupaten Banggai Tahun 2012 adalah :

a.    Memimpin organisasi KNPI dalam mencapai tujuan dan melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam AD/ART KNPI,Keputusan Kongres, Peraturan Organisasi, Keputusan Musda XII serta kebijaksanaan yang digariskan oleh DPP/DPD KNPI.

b.    Mengkoordinir pelaksanaan Pokok Organisasi dan Program Kerja Organisasi (POPK) KNPI kabupaten Banggai dengan sebaik-baiknya untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang maksimal, dengan sejak awal telah melibatkan secara aktif Organisasi Kemasyarakatan Pemuda (Anggota Wadah Berhimpun) dan Potensi Pemuda lainnya, baik dalam proses perencanaan, Pengorganisasian dan terutama pada pelaksanaan kegiatan atau program DPK KNPI Kabupaten Banggai.

b.    Mengambil langkah-langkah dan tindakan yang dipandang perlu, untuk memaksimalkan pencapaian tujuan, usaha dan pengembangan organisasi dalam kurun waktu tiga tahun ke depan.

c.    Membentuk Lembaga, Kelompok Kerja ( POKJA ), atau Kepanitiaan sesuai kebutuhan, guna mendukung perencanaan, Pengorganisasian dan pelaksanaan kegiatan serta program - program DPK KNPI Kabupaten Banggai. Pembentukan perangkat organisasi diatas dilaksanakan dengan memperhatikan karakteristik sifat, fungsi dan struktur organisasi, serta perubahan orientasi kiprah KNPI sesuai tantangan, permasalahan dan kebutuhan anggota sebagaimana diamanatkan oleh MUSDA XII Pemuda/KNPI Kabupaten Banggai tahun 2012. Pengaturan lebih lanjut tentang hal ini akan diatur dalam Keputusan DPK KNPI Kabupaten Banggai.

2.    Susunan Dewan Pengurus Kabupaten KNPI Kabupaten Banggai Periode 2012-2015 terdiri dari:

a.    Ketua

b.    Wakil-Wakil Ketua

c.    Sekretaris

d.    Wakil-wakil Sekretaris

e.    Bendahara

f.     Wakil-wakil Bendahara

g.    Anggota-anggota Departemen

3.    Dalam rangka operasionalisasi dan optimalisasi pencapaian usaha organisasi melalui berbagai aktifitas program dan kegiatan, dibentuk Departemen-Departemen yang berjumlah 19 Bidang / Departemen sebagai berikut:

a.    Bidang / Departemen Organisasi dan Kaderisasi

b.    Bidang / Departemen Pemberdayaan PK dan OKP

c.    Bidang / Departemen Sosial dan Politik

d.    Bidang / Departemen Litbang dan Pengkajian Stategis

e.    Bidang / Departemen Advokasi Hukum dan HAM

f.     Bidang / Departemen Pemberdayaan Ekonomi dan ESDM

g.    Bidang / Departemen Tenaga Kerja dan Kependudukan

h.    Bidang / Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

i.      Bidang / Departemen Agama

j.      Bidang / Departemen Lingkungan Hidup dan Perubahan Iklim

k.    Bidang / Departemen Hubungan Kerjasama antar Lembaga

l.      Bidang / Departemen Komunikasi dan Informatika

m.   Bidang / Departemen Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak

n.    Bidang / Departemen Perdagangan, Perindustrian, Riset dan Tekhnologi

o.    Bidang / Departemen Pertanian, Perkebunan dan Kehutan

p.    Bidang / Departemen Kewirausahaan Pemuda dan Investasi

q.    Bidang / Departemen Kelautan dan Perikanan

r.     Bidang / Departemen Seni dan Olahraga

s.    Bidang / Departemen Kesehatan, Penanggulangan Hiv Aids dan Narkoba

BAB III

PEMBAGIAN TUGAS DAN WEWENANG

1.    Ketua

a.    Sebagai Penanggung jawab tertinggi, memimpin organisasi, meng-koordinasikan tercapainya tujuan organisasi sesual dengan ketentuan-ketentuan dalam AD/ART KNPI, Keputusan Kongres, Peraturan Organisasi serta kebijaksanaan yang digariskan oleh DPP KNPI, DPD KNPI Sulteng maupun DPK KNPI Kab. Banggai.

b.    Bersama-sama Sekretaris bertanggung jawab atas jalannya organisasi, dan bertindak keluar untuk dan atas nama organisasi sesuai dengan kebijaksanaan yang digariskan oleh DPK-KNPI Kabupaten Banggai.

c.    Bersama-sama Bendahara dan Sekretaris bertanggung jawab atas keuangan dan penggalangaan dana organisasi.

d.    Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan atau pembagian kerja diantara masing-masing Wakil Ketua / Ketua-Ketua Bidang.

e.    Memimpin rapat-rapat seperti diatur dalam Tata Kerja ini.

f.     Bersama-sama Sekretaris atau Wakil-wakil Sekretaris yang diberi wewenang, menandatangani surat-surat keluar terutama-yang berbentuk pemyataan sikap keluar dan atau tindakan untuk dan atas nama organisasi.

g.    Dalam hal-hal yang mendesak, Ketua dapat mengambil keputusan organisasi dengan mendengar saran dan pertimbangan Pengurus Harian, dan kemudian mempertanggung-jawabkannya kepada DPK KNPI Kabupaten Banggai.

h.    Menghadiri pelaksanaan Konsultasi dan Konsolidasi Organisasi di  Pusat/ Provinsi/Kecamatan (Kongres, Musdaprov, Muscam)

i.      Menugaskan satu atau beberapa Pengurus untuk mewakili DPK KNPI dalam acara-acara/kegiatan atas nama DPK KNPI Kabupaten Banggai.

j.      Dalam hal sedang berhalangan menunjuk secara tertulis salah seorang Wakil Ketua untuk melaksanakan tugas-tugas Ketua sesuai bidang dimaksud.

2.    Wakil-wakil Ketua:

a.    Melaksanakan tugas-tugas Ketua atas dasar penunjukkan secara tertulis, apabila Ketua berhalangan.

b.    Bersama-sama Ketua menganalisa, menelaah dan memutuskan permasalahan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.

c.    Bertanggung jawab dalam mengkoordinir perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan kegiatan atau program Bidang/Departemen masing-masing sesuai keputusan DPK KNPI Kabupaten Banggai.

d.    Memberikan saran dan pertimbangan kepada Ketua.

e.    Memimpin rapat dan menjalankan tugas-tugas lain yang diberikan berdasarkan keputusan DPK KNPI Kabupaten Banggai.

f.     Menghadiri rapat-rapat DPK KNPI Kabupaten Banggai sesuai undangan.

3.    Sekretaris

a.    Bersama-sama Ketua bertanggung jawab atas jalannya organisasi, dan bertindak keluar untuk dan atas nama organisasi sesuai dengan kebijaksanaan yang digariskan oleh DPK KNPI Kabupaten Banggai.

b.    Menandatangani semua surat-surat keluar, terutama yang berbentuk pernyataan sikap keluar dan atau tindakan untuk dan atas nama organisasi.

c.    Bersama-sama Ketua menginventarisasi masalah-masalah yang timbul untuk dapat dicarikan pemecahannya.

d.    Bersama-sama Ketua dan Wakil-wakil Ketua mengkoordinir pelaksanaan tugas dan kegiatan sehari-hari DPK KNPI Kabupaten Banggai.

e.    Bersama-sama dengan Pengurus Harian memberikan saran dan pertimbangan kepada Ketua dalam hal pengambilan Keputusan yang harus dilakukan dalam keadaan yang sangat mendesak.

f.     Bersama-sama Ketua menunjuk beberapa fungsionaris DPK untuk membantu menangani satu/beberapa kegiatan Departemen yang kurang atau tidak berjalan dengan lancar.

g.    Bersama-sama dengan Ketua dan Bendahara bertanggung jawab atas keuangan dan penggalangan dana organisasi.

h.    Mengadakan pembagian tugas diantara Wakil-wakil Sekretaris dalam rangka optimalisasi penanganan seluruh kegiatan teknis administrasi DPK KNPI Kabupaten Banggai.

i.      Dalam hal Sekretaris berhalangan, menunjuk secara tertulis salah seorang Wakil Sekretaris untuk menjalankan tugas-tugas Sekretaris.

j.      Menghadiri rapat-rapat DPK KNPI Kabupaten Banggai sesuai undangan.

4.    Wakil-Wakil Sekretaris

a.    Melaksanakan tugas sesuai dengan pembidangan yang ditetapkan bersama Sekretaris dalam rangka optimalisasi penanganan seluruh kegiatan teknis administratif DPK KNPI Kabupaten Banggai.

b.    Bersama-sama Wakil Ketua dan Wakil Bendahara mengkoordinir pelaksanaan kegiatan dan program Bidang/Departemen sesuai dengan pembagian tugas yang telah disepakati.

c.    Melaksanakan tugas-tugas administrasi dan memberi dukungan bagi suksesnya kegiatan dan program DPK KNPI Kabupaten Banggai pada umumnya dan Bidang/Departemen pada khususnya.

d.    Melaksanakan tugas-tugas Sekretaris atas penunjukkan secara tertulis apabila Sekretaris berhalangan.

e.    Memberikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris.

f.     Menghadiri rapat-rapat DPK KNPI Kabupaten Banggai sesuai undangan.

5.    Bendahara

a.    Bersama-sama Ketua dan Sekretaris bertanggung jawab atas keuangan dan penggalangan dana organisasi, termasuk kebijaksanaan pengaturan keuangan dan dana serta inventaris organisasi.

b.    Bertanggung jawab atas manajemen dan teknik pengelolaan keuangan.

c.    Bersama-sama Sekretaris atau Wakil-wakil Bendahara yang ditunjuk, melaksanakan pengaturan logistik DPK KNPI Kabupaten Banggai atas persetujuan Ketua.

d.    Membuat laporan keuangan sedikitnya 6 (enam) bulan sekali untuk disampaikan kepada DPK KNPI Kabupaten Banggai dan stakeholder lainnya

e.    Mengadakan pembagian tugas diantara Bendahara dan Wakil-Wakil Bendahara.

f.     Menghadiri rapat-rapat DPK KNPI Kabupaten Banggai sesuai undangan.

6.    Wakil-wakil Bendahara-Bendahara.

a.    Bersama-sama Bendahara melaksanakan tugas-tugas penggalangan dana, pengelolaan keuangan dan perbendaharaan organisasi sesuai dengan pembagian tugas yang disepakati.

b.    Melaksanakan fungsi dan tugas kebendaharaan sesuai bidang/departemennya masing-masing.

c.    Melaksanakan tugas-tugas Bendahara atas dasar penunjukkan secara tertulis, bilamana Bendahara berhalangan.

d.    Memberikan saran dan pertimbangan kepada Bendahara.

e.    Menghadiri rapat-rapat DPK KNPI Kabupaten Banggai sesuai undangan.

7.    Bidang / Departemen:

a.    Dibentuk dengan mengacu kepada aspek Program dan Kebutuhan di Tingkat kabupaten dan kecamatan.

b.    Setiap Bidang / Departemen memiliki otonomisasi terhadap bidang kerjanya masing-masing.

8.    Koordinator Wilayah :

a.    Sebagai "alat bantu" DPK KNPl Kabupaten Banggai dalam rangka pembinaan, konsolidasi, implementasi program dan pengembangan organisasi ke tingkat daerah, dibentuk Koordinator-Koordinator Wilayah yang beranggotakan seluruh fungsionaris DPK KNPl Kabupaten Banggai, diluar instansi penanggung jawab organisasi (Ketua, Sekretaris & Bendahara).

b.    Koordinator Wilayah masing-masing membawahi satu kecamatan/wilayah kerja.

BAB IV

MEKANISME, JENIS DAN WEWENANG RAPAT-RAPAT

1.    Untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang maksimal, maka pengambilan keputusan organisasi dilakukan dalam rapat-rapat DPK KNPl Kabupaten Banggai.

2.    Rapat-rapat DPK KNPl dinyatakan sah untuk dilaksanakan apabila :

a.    Dikeluarkan/disampaikan undangan kepada peserta rapat atau pengurus DPK KNPl Kabupaten Banggai melalui surat/telepon/SMS/BBM/email.

b.    Memenuhi qourum, yaitu dihadiri oleh lebih dari setengah jumlah peserta rapat atau pengurus DPK KNPl Kabupaten Banggai sesuai tingkatan rapat.

3.    Apabila quorum tidak/belum tercapai, maka rapat ditunda maksimal 2X15 menit untuk mengusahakan tercapainya quorum. Apabila setelah penundaan tersebut ternyata quorum belum / tidak juga tercapai, maka dengan persetujuan peserta yang hadir, rapat dapat dinyatakan sah untuk dilaksanakan. Langkah ini ditempuh untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas organisasi, efistensi dan efektifitas proses pengambilan keputusan, dengan tetap memperhatikan bobot dan proses pengambilan keputusan itu sendiri bagi kepentingan organisasi.

4.    Pengambilan keputusan dalam rapat-rapat DPK KNPl Kabupaten Banggai dilaksanakan dengan mengutamakan prinsip-prinsip musyawarah untuk mufakat yang disemangati oleh rasa kebersamaan, kekeluargaan, toleransi, persatuan dan kesatuan.

5.    Apabila pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka pengambilan keputusan dapat diambil berdasarkan pemungutan suara terbanyak (voting), dengan tiap peserta rapat berhak atas satu suara.

6.    Setiap jenis Rapat harus dilengkapi dengan risalah rapat dan setiap risalah dengan segata keputusannya ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Rapat untuk selanjutnya diperbanyak oleh Sekretariat.

7.    Jenis Rapat-rapat DPK KNPI Kabupaten Banggai terdiri atas :

a.    Rapat Dewan Pengurus Kabupaten Harian (Rapat Harian)

b.    Rapat Dewan Pengurus Kabupaten Pleno (Rapat Pleno)

c.    Rapat Bidang / Departemen.

d.    Rapat Koordinasi Bidang/Departemen /Kepanitiaan / Badan / Lembaga / POKJA.

8.    Rapat Dewan Pengurus Kabupaten Harian (Rapat Harian) diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam 1 (satu) bulan dan dihadiri oleh :

a.    Ketua

b.    Wakil-wakil Ketua

c.    Sekretaris

d.    Wakil-Wakil Sekretaris

e.    Bendahara

f.     Wakil-Wakil Bendahara

g.    Undangan sesuai kebutuhan (catatan : kehadiran Undangan dalam Rapat Harian tidak dalam kapasitas sebagai anggota Rapat yang memiliki hak suara dalam proses pengambilan keputusan

9.    Rapat Dewan Pengurus Kabupaten Harian (Rapat Harian) berwenang :

a.    Membicarakan kegiatan dan program DPK KNPI Kabupaten Banggai yang akan, sedang dan telah dilaksanakan, sesuai tingkatan perkembangan dan tantangan yang dihadapi. Terutama kegiatan dan program DPK KNPI Kabupaten Banggai yang mendesak untuk dilaksanakan.

b.    Sebagai forum pengambilan keputusan yang secara dinamis menganalisa, merumuskan dan mengambil langkah langkah/tindakan dalam menjawab berbagai permasalahan internal dan ekstemal organisasi, baik pada lingkup nasional ataupun internasional, yang mendesak untuk ditanggapi.

c.    Sebagai forum sosialisasi dan pra-kondisi terhadap berbagai materi atau agenda pembicaraan yang akan dibahas dalam forum Sidang Pleno.

d.    Keputusan-Keputusan yang diambil dalam Rapat Harian harus dilaporkan dalam Rapat Pleno DPK KNPI Kabupaten Banggai untuk mendapat pengesahan.

e.    Pimpinan Rapat Harian adalah Ketua DPK KNPI Kabupaten Banggai atau salah seorang Wakil Ketua yang ditunjuk.

10. Rapat Dewan Pengurus Kabupaten (Rapat Pleno) diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam 2 (dua) bulan dan dihadiri oleh :

a.    Ketua

b.    Wakil-wakil Ketua

c.    Sekretaris

d.    Wakil-Wakil Sekretaris

e.    Bendahara

f.     Wakil – wakil Bendahara

g.    Ketua - Ketua Departemen

h.    Anggota-anggota Departemen

11. Rapat Dewan Pengurus Kabupaten (Rapat Pleno) berwenang :

a.    Membahas dan menetapkan berbagai Peraturan Organisasi (PO) dan keputusan-keputusan penting DPK KNPI Kabupaten Banggai.

b.    Mengambil keputusan dalam rangka menanggapi berbagai permasalahan organisasi, baik yang bersifat ke dalam maupun ke luar, dalam lingkup lokal maupun nasional

c.    Membahas, menetapkan, dan mengevaluasi pelaksanaan seluruh kegiatan dan program DPK KNPI Kabupaten Banggai.

d.    Membentuk kelengkapan organisasi seperti : Komisi, Bidang, Badan, Lembaga, POKJA, dan atau Kepanitiaan sesuai kebutuhan.

e.    Membahas dan menetapkan bentuk-bentuk kerjasama DPK KNPI Kabupaten Banggai dengan berbagai instansi pemerintah ataupun non pemerintah,terutama dengan kelompok-kelompok generasi muda.

f.     Mengesahkan hasil-hasil Rapat Harian

g.    Pimpinan Rapat Pleno adalah Ketua DPK KNPI Kabupaten Banggai atau salah seorang Wakil Ketua yang ditunjuk.

12. Rapat Pleno Diperluas diadakan sesuai kebutuhan dan dihadiri oleh :

a.    Ketua

b.    Wakil-wakil Ketua

c.    Sekretaris

d.    Wakil-Wakil Sekretaris

e.    Bendahara

f.     Wakil – wakil Bendahara

g.    Anggota-anggota Departemen

h.    Undangan sesuai kebutuhan

13. Rapat Pleno Diperluas berwenang :

a.    Sebagai forum konsultatif antara DPK KNPI Kabupaten Banggai dengan suatu lembaga, dan organisasi lainnya, ataupun yang bersifat perorangan, dalam membahas berbagai permasalahan penting dan strategis bagi kepentingan organisasi KNPI. Termasuk dalam kategori lembaga dan organisasi adalah : Majelis Pemuda Indonesia (MPI), Anggota wadah Berhimpun (OKP), dan PK KNPI Kecamatan, serta instansi pemerintah dan organisasi non pemerintah maupun potensi pemuda lainnya.

b.    Menghasilkan keputusan-keputusan dalam bentuk Rekomendasi kepada DPK KNPI untuk dibahas lebih lanjut.

c.    Pimpinan Rapat Pleno Diperluas adalah Ketua DPK KNPI Kabupaten Banggai atau salah seorang Ketua yang ditunjuk.

14. Rapat Koordinasi Komisi/Badan/Lembaga/POKJA dan atau Kepanitiaan diadakan sesuai kebutuhan dan dihadiri oleh berbagai pihak yang terkait dengan aktifitas Komisi/Badan/Lembaga/POKJA dan atau Kepanitiaan. Pengaturan lebih lanjut menyangkut hal ini akan diatur dalam Peraturan Organisasi.

15. Rapat Koordinasi Komisi/Lembaga/Badan/POKJA dan atau Kepanitiaan berwenang :

a.    Membahas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan evaluasi program sektoral Komisi/Lembaga/Badan/POKJA dan atau Kepanitiaan beserta permasalahan dan solusinya.

b.    Membentuk perangkat pelaksana berdasarkan tingkatan pengorganisasian sesuai kebutuhan dan melaporkan hasil-hasilnya kepada DPK KNPI Kabupaten Banggai melalui Rapat Harian dan Rapat Pleno.

c.    Pimpinan Rapat Koordinasi adalah Pimpinan Departemen / Lembaga /Badan/POKJA dan atau Kepanitiaan, atau salah seorang yang ditunjuk untuk maksud itu.

BAB. V

PROSEDUR KERJA

1.    Semua kebijaksanaan (policy) organisasi yang hendak dihasilkan dalam menanggapi berbagai bentuk permasalahan, melalui DPK harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada Ketua, dan implementasi teknis pelaksanaannya dilaporkan kepada Sekretaris.

2.    Dalam hal tertentu seperti penunjukan yang bersifat rutinitas kebijakan diambil oleh Ketua dan atau Sekretaris dengan berkoordinasi dengan bidang terkait

3.    Dalam menyikapi persoalan internal organisasi Ketua dan atau Sekretaris melakukan koordinasi dengan Bidang Organisasi dan Kaderisasi dan apabila perlu dibawa ke Rapat Harian.

4.    Apabila dalam keadaan mendesak dan tidak memungkinkan dilaksanakan Rapat Pleno seperti diperlukan pernyataan dan atau sikap organisasi maka cukup dilaksanakan Rapat Harian untuk mengambil Keputusan Organisasi.

5.    Ketua dapat membagikan permasalahan organisasi kepada Wakil-wakil ketua dan Sekretaris atau Wakil-Wakil Sekretaris yang ditugaskan, untuk dibahas dan disiapkan alternatif penyelesaian sesuai dengan bidangnya.

6.    Masalah-masalah dibidang pelaksanaan kerja bidang yang masuk ke Sekretariat diteruskan kepada Departemen yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Ketua, untuk dibahas dan disiapkan solusi penyelesaiannya.

7.    Dalam setiap rapat hendaknya materi yang akan dibahas telah disiapkan konsep penanganannya oleh Wakil-wakil Ketua dan Sekretaris atau Wakil Sekretaris yang ditugaskan.

8.    Setahun sekali pada setiap akhir tahun anggaran masing-masing Bidang diharuskan menyusun daftar kegiatan/program tahunan dengan mengacu kepada Pokok Organisasi dan Program Kerja Kabupaten (POPKK) KNPI Kabupaten Banggai, Program Kerja DPK KNPI Kabupaten Banggai Periode 2012-2015 dan keputusan-keputusan RAKERKAB, serta pendapat yang berkembang dalam Rapat-Rapat DPK KNPI Kabupaten Banggai, untuk kemudian diserahkan kepada Rapat Harian DPK KNPI melalui Sekretaris guna mendapat penetapan Rapat Harian dan pengesahan Rapat Pleno.

9.    Apabila terdapat kegiatan dan atau program yang bersifat lintas Bidang atau bersifat khusus, maka Rapat Harian DPK melalui Ketua akan menunjuk penanggung jawabnya.

10. Rapat Harian DPK melalui Ketua menunjuk salah seorang dari anggota DPK untuk dalam bidang koordinasinya mengkoordinir dan mengawasi setiap pelaksanaan program yang dilaksanakan oleh Bidangnya

11. Paling lambat satu bulan setelah selesai pelaksanaan kegiatan atau program Bidang dan atau lintas Bidang, maka Penanggung Jawab kegiatan atau program tersebut sudah harus memberikan laporan secara tertulis kepada DPK KNPI Kabupaten Banggai.

12. Laporan tertulis dilengkapi dengan pertanggung jawaban keuangan, diserahkan kepada Sekretaris untuk selanjutnya diteruskan kepada Ketua, dan dievaiuasi dalam Rapat Harian dan atau Rapat Pleno DPK.

13. Khusus pertanggung jawaban keuangan suatu kegiatan atau program, oleh Sekretaris pertanggung jawaban tersebut akan diteruskan kepada Bendahara setelah melalui kearsipan Sekretaris.

BAB VI

PERGANTIAN PENGURUS ANTAR WAKTU

1.    Pergantian Pengurus Antar Waktu dimaksudkan adalah untuk mengantisipasi berbagai kendala yang dihadapi DPK KNPI Kabupaten Banggai apabila menyangkut salah seorang atau lebih pengurus yang non aktif.

2.    Kehilangan kepengurusan,

a.    Apabila meninggal dunia,

b.    Menyatakan mundur dari kepengurusan,

c.    Tidak mengikuti rapat pleno pengurus sebanyak 3 (tiga) kali secara berturut-turut tanpa ada alasan yang jelas,

d.    Diberhentikan dengan hormat atas dasar melanggar kode etik KNPI.

3. Pergantian pengurus sepenuhnya diserahkan kepada rapat pleno pengurus KNPI.

4. Mekanisme pergantian selanjutnya diatur dalam aturan organisasi tersendiri.

BAB VII

JENIS KELENGKAPAN & PROSEDUR SURAT MENYURAT

1.    Lingkup surat menyurat DPK KNPI Kabupaten Banggai terbagi atas :

a.    Surat Eksternal, adalah surat yang dikeluarkan oleh dan atas nama DPK KNPI Kabupaten Banggai yang ditujukkan kepada berbagai pihak diluar kelembagaan DPK KNPI Kabupaten Banggai.

b.    Surat Internal, adalah surat yang dikeluarkan oleh dan atas nama DPK KNPI Kabupaten Banggai yang ditujukkan kepada fungsionaris DPK KNPI Kabupaten Banggai.

2.    Jenis surat DPK KNPI Kabupaten Banggai, terdiri atas :

a.    Surat (Dinas) Biasa, adalah surat atas nama organisasi yang ditujukkan kepada berbagai pihak internal dan eksternal DPK KNPI Kabupaten Banggai.

b.    Surat (Dinas) Keputusan, adalah surat yang dikeluarkan untuk menetapkan keputusan yang telah diambil dalam forum-forum pengambilan keputusan.

c.    Surat (Dinas) Mandat, adalah surat yang dikeluarkan kepada satu atau beberapa orang fungsionaris DPK KNPI Kabupaten Banggai, guna mengemban mandat dan bertindak untuk dan atas nama organisasi sesuai lingkup wewenang dan tanggung jawab yang diatur dalam Surat Mandat tersebut.

d.    Surat (Dinas) Tugas, adalah surat yang dikeluarkan kepada satu atau beberapa orang fungsionaris DPK KNPI Kabupaten Banggai, untuk mewakili organisasi atau melaksanakan suatu aktifitas dan program tertentu.

e.    Surat (Dinas) Memo, adalah sejenis surat sebagai catatan dari seorang fungsionaris kepada fungsionaris DPK KNPI Kabupaten Banggai lainnya, dalam rangka koordinasi pengorganisasian suatu tugas, kegiatan ataupun program.

3.    Semua surat dinas, baik untuk masing-masing anggota Dewan Pengurus, maupun untuk DPK secara kolektif, harus dicatat (diagendir) oleh Tata Usaha Sekretariat, dengan koordinasi Sekretaris dan atau Wakil Sekretaris.

4.    Surat masuk yang telah diterima, dicap dan diberi tanggal serta dicatat, kemudian diberikan lembar disposisi dan dilaporkan kepada Sekretaris atau Wakil Sekretaris disertai ringkasan pokok – pokok masalah surat tersebut. Sekretaris atau Wakil Sekretaris kemudian meneruskannya kepada Ketua, dan kemudian disampaikan kepada Bidang/Departemen yang bersangkutan sesuai dengan petunjuk Ketua.

5.    Pada prinsipnya semua surat masuk disimpan oleh Tata Usaha Sekretariat. Semua surat keluar yang bersifat dinas harus diproses dan oleh Tata Usaha Sekretariat menurut bentuk administratif yang telah ditetapkan DPK KNPI Kabupaten Banggai.

6.    Penandatanganan Surat Keluar;

a.    Semua surat harus ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris, surat yang berisi penyataan sikap keluar bertindak untuk dan atas nama organisasi.

b.    Surat keluar yang menyangkut persoalan pelaksanaan suatu proyek Kegiatan atau program dapat ditandatangani oleh salah seorang Wakil Ketua dan Sekretaris atau Wakil Sekretaris yang ditugaskan sesuai bidang koordinasinya.

c.    Surat yang bersifat teknis administratif dan rutin semata-mata, dapat ditandatangani oieh Sekretaris atau Wakil Sekretaris yang ditugaskan.

d.    Semua Surat yang menyangkut keuangan dan dana harus ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris dan Bendahara

e.    Konsep isi Surat keluar dalam kaitan pelaksanaan kegiatan dan program organisasi, dapat dibuat oleh Komisi/Bidang/Badan /Lembaga/POKJA dan atau Kepanitiaan dan mendapat persetujuan Sekretaris atau Wakil Sekretaris sebelum dikerjakan oleh Tata Usaha DPK KNPI Kabupaten Banggai.

f.     Dukungan administrasi oleh KNPI dalam merealisasikan program-program kerjasama antara KNPI dengan anggota Wadah Berhimpun (OKP), dengan organisasi dan Lembaga lain, serta dengan instansi pemerintah, harus menggunakan perangkat administrasi resmi dan legal organisasi, dengan ditandatangani hanya oleh penanggung jawab organisasi atau fungsionaris KNPI yang diberi wewenang untuk maksud itu.

BAB VIII

K E U A N G A N

1.    Anggaran Keuangan DPK KNPI Kabupaten Banggai dibedakan dalam 2 (dua) macam anggaran yaitu :

a.    Anggaran Rutin

b.    Anggaran Program

2.    Anggaran Rutin terdiri dari:

a.    Anggaran Rutin Sekretariat

1)    Anggaran Rutin untuk Sekretariat disusun oleh Sekretaris dan Bendahara

2)    Anggaran ini berlaku selama 1 (satu) Tahun Anggaran.

b.    Anggaran Rutin Organisasi

c.    Anggaran insidentil adalah dana yang sewaktu-waktu dapat digunakan untuk pembayaran yang tidak dapat diduga sebelumnya.

3.    Anggaran Program adalah Anggaran untuk membiayai suatu proyek kegiatan atau program yang disusun oleh pimpinan pelaksana program bersama Bendahara dan atau Wakil Bendahara yang ditugaskan.

4.    Setiap pengeluaraan uang oleh Bendahara berlangsung setelah disetujui oleh Ketua dan Sekretaris, terutama untuk :

a.    Anggaran Rutin Sekretariat.

b.    Anggaran Rutin Organisasi.

c.    Anggaran Insidentil yang disetujui.

d.    Anggaran Pelaksanaan Program dan Kegiatan Komisi, kecuali yang telah ditetapkan oleh Rapat Harian, cukup disetujui oleh Ketua dan Wakil Sekretaris yang membidanginya.

e.    Anggaran Bantuan/Sumbangan kepada pihak lain.

5.    Pengusahaan dana yang tidak mengikat dikoordinir oleh Ketua, Sekretaris dan, Bendahara, serta hasilnya dilaporkan kepada DPK KNPI Kabupaten Banggai.

6.     a.    Untuk mengusahakan dan mengelola keuangan DPK KNPI Kabupaten Banggai secara baik maka dibentuk Tim Anggaran DPK KNPI Kabupaten Banggai yang terdiri dari Ketua, Sekretaris, Bendahara ditambah dengan beberapa anggota DPK Kabupaten Banggai.

       b.    Tim Anggaran DPK KNPI Kabupaten Banggai mengadakan pertemuan-pertemuan untuk mengambil langkah-langkah konkrit dalam menanggulanginya masalah pendanaan dan keuangan organisasi.

7.    Cara atau teknik pengelolaan keuangan dan barang barang inventaris Dewan Pengurus Kabupaten mengacu pada keputusan DPP KNPI atau dengan keputusan DPK KNPI Kabupaten Banggai tersendiri berdasarkan Tata Kerja DPK KNPI Kabupaten Banggai.

8.    Setiap 6 (enam) bulan sekali Bendahara harus membuat laporan tentang pemasukan dan pengeluaran keuangan dan dilaporankan kepada DPK KNPI Kabupaten Banggai.

9.    Hal-hal yang lebih terperinci tentang keuangan akan ditetapkan tersendiri.

BAB IX

PENUTUP

Hal-hal yang belum diatur dalam Tata Kerja ini akan ditentukan kemudian oleh DPK KNPI Kabupaten Banggai.

Share On: