PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KOMITE NASIONAL PEMUDA INDONESIA

PERATURAN ORGANISASI KOMITE NASIONAL PEMUDA INDONESIA

Nomor: 04/PO/KNPI/XII/2011

TENTANG

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

KOMITE NASIONAL PEMUDA INDONESIA

BAB I

PENDAHULUAN

Pasal 1

1. Administrasi kesekretariatan merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama antar manusia yang dilakukan secara tertulis untuk mencapai tujuan tertentu dan diselenggarakan secara tertib, teratur, bertanggung jawab, efisien dan efektif berdasarkan aturan-aturan, petunjuk maupun ketentuan yang berkenaan dan berkaitan dengan segala perilaku keadministrasian dan kesekretariatan.

2. Administrasi Kesekretariatan Komite Nasional Pemuda Indonesia (KNPI) merupakan segenap proses penyelenggaraan aktivitas yang berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi serta mekanisme kerja-kerja kepengurusan organisasi.

BAB II

LETAK BANGUNAN SEKRETARIAT

Pasal 2

Letak Sekretariat atau Kantor KNPI sebagai tempat untuk penyelenggaraan segala aktivitas dan pengelolaan administrasi organisasi hendaknya dipilih pada tempat yang ideal dan strategis dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1. Terletak di Pusat Kota.

2. Mudah dijangkau oleh kendaraan umum.

3. Di pinggir jalan

4. Di lingkungan yang bersih, aman dan nyaman.

Pasal 3

1. Fasilitas Bangunan/Gedung Sekretariat KNPI hendaknya dilengkapi fasilitas Sebagai berikut :

a. Ruang Tata Usaha/Staf Sekretariat

b. Ruang Pengurus

c. Ruang Tamu

d. Ruang Rapat

e. Ruang Perpustakaan

f. Musholla / Tempat Ibadah

g. Ruang kamar mandi / WC

h. Ruang dapur

i. Peralatan komunikasi : Telpon, Fax, Modem/Internet

j. Peralatan kantor : Meja, Kursi, Sofa, Komputer, Lemari/Rak Arsip, ATK serta Mesin Fotocopy (Jika mampu)

k. Perlengkapan organisasi : Papan nama, Stempel, Bendera

2. Pengaturan ruangan hendaknya mempertimbangkan faktor-faktor Kenyamanan kesehatan, keindahan dan keserasian sehingga bagi pemakai dan pengunjung kantor merasa nyaman dan dapat meningkatkan semangat dan motivasi kerja.

BAB III

PENGELOLA KANTOR DAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN.

Pasal 4

1. Pengelola Kantor dan Administrasi Kesekretariatan KNPI sepenuhnya menjadi kewajiban dan kewenangan Sekretaris Jenderal/Sekretaris sebagai koordinator dan penanggungjawab dibantu dengan Wakil-wakil Sekretaris Jenderal/Wakil-wakil Sekretaris, Sedangkan pelaksana harian Sekretariat Jenderal dikendalikan oleh Kepala Sekretariat.

2. Penyediaan fasilitas penunjang administrasi kesekretariatan yaitu : kertas dan alat-alat tulis, serta segala fasilitas yang sifatnya mendukung kesekretariatan menjadi tugas dan tanggung jawab tim kebendaharaan.

Pasal 5

1. Sekretariat adalah orang-orang yang bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan Ketata-Usahaan/Administrasi Organisasi yang meliputi penyampaian informasi, penggandaan dan percetakan, distribusi surat menyurat dan lain-lain

2. Sekretariat memiliki tugas dibawah kendali Sekretaris Jenderal / Sekretaris serta membantu kelancaran kegiatan organisasi secara keseluruhan

BAB IV

KETATAUSAHAAN DAN STANDAR FORMAT SURAT

Pasal 6

Jenis-jenis Surat dalam administrasi kesekretariatan KNPI :

1. Surat Resmi/Biasa/Rutin.

2. Surat Mandat/Surat tugas/Surat Kuasa/Surat Keterangan

3. Surat Ketetapan/Surat Keputusan.

Pasal 7

Bentuk dan Isi Surat dalam administrasi kesekretariatan KNPI :

1. Kertas Kop Surat menggunakan kertas HVS Warna Putih bersih dengan Ukuran folio (F4).

2. Nomor Surat Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu :

Nomor Urut/Kode Jenis Surat/Pembuat/Bulan/Tahun.

Keterangan :

a. Nomor Urut.

1. Nomor surat untuk surat-surat resmi / biasa / mandat / tugas / kuasa / keterangan.

2. Nomor surat untuk surat-surat keputusan dan surat-surat ketetapan. Nomor surat baik untuk a.1 maupun untuk a.2 di atas dimula ( dengan nomor 001 sampai dengan tak terbatas dan diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap periode pergantian kepengurusan.

b. Kode Jenis Surat.

Terdiri dari 4 (empat) bagian, yaitu :

1.    A=UntukJenis Surat Resmi / Biasa / Rutin / Mandat / Tugas / Kuasa / Keterangan Internal Organisasi

2.    B=Untukjenis Surat Resmi / Biasa / Rutin / Mandat / Tugas / Kuasa / Keterangan Eksternal Organisasi

3.    TAP = Untuk Jenis Surat Ketetapan.

4.    KPTS = Untuk Jenis Surat Keputusan.

c. Pembuat / Pengirim

1. Sek = Untuk Sekretaris Jenderal/Sekretaris

2. KGR = Untuk Forum Kongres

3. MUS = Untuk Forum Musyawarah Daerah

4. Rak = Untuk Forum Rapat-Rapat Kerja

d. Bulan

I = Januari

II = Februari

III = Maret

IV = April

V = Mei

VI = Juni

VII = Juli

VIII = Agustus

IX = September

X = Oktober

XI = Nopember

XII = Desember

e. Tahun Masehi : 2005, 2006, 2007 ....... Dst.

3. Lampiran Surat.

4. Pokok Surat (Perihal/Hal)

Ringkas tapi jelas, pendek tapi padat dan diketahui maksud atau isi surat

Contoh : Hal : PERMOHONAN PENCERAMAH.

5. Alamat Surat

Alamat Surat terletak dibawah perihal, segaris lurus dibawah isi nomor surat, lapiran dan perihal dengan jarak satu setengah Spasi. Jika alamat surat ditujukan kepada Lembaga atau instansi maka penyebutannya bukan pada lembaga/instansi bersangkutan tetapi kepada Pengurus atau Pimpinan Lembaga/Instans; tersebut. Jika surat tersebut ditujukan pada salah satu unit/bagian yang ada pada lembaga/Instansi tersebut maka setelah penyebutan Pimpinan/ Pengurus Lembaga/Instansi yang bersangkutan, hendaknya dilengkapi dengan "up" yang berarti "untuk perhatian".

6. Kata Permulaan Surat.

Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, dengan alinea baru dan berjarak 2 spasi. Dipakai kalimat "Dengan hormat" atau "Assalamu'alaikum Wr.Wb."

7. Isi Surat.

Sistematika isi surat adalah sebagai berikut :

1. Pendahuluan

2. Uraian persoalan/isi/pokok surat

3. Penutup

Catatan : Pendahuluan dan penutup sebaiknya tidak lebih dari dua alinea. Sedangkan isi/uraian persoalan dibuat ringkas, padat, jelas, sopan, wajar dan tidak bertele-tele. Antara Pendahuluan, Isi dan Penutup diberi jarak 2 soasi.

8. Penutup Surat.

Dalam pembuatan surat-surat resmi/rutin/biasa yang dibuka dengan " Dengan Hormat " Maka dalam menutup surat digunakan kalimat " Hormat Kami ".

9. Tanggal Surat.

Tanggal surat terletak di kanan bawah surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 2 spasi. Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian disambung tanggal / bulan / tahun.

10. Penanda Tanganan Surat.

a. Untuk surat-surat resmi yang ditujukan pada eksternal organisasi harus ditandatangani Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal ditingkat Pusat Ketua dan Sekretaris ditingkat Provinsi, Kabupaten/Kota dan Kecamatan dengan terlebih dahulu mendapatkan paraf dari Ketua bidang yang bersangkutan.

b. Dalam keadaan tertentu (Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal tidak berada di tempat), maka Ketua dan atau Wakil Sekjen yang dimandatkan dapat menanda tangani surat dimaksud.

c. Sedangkan untuk Internal Organisasi dapat ditandatangani oleh Ketua dan Wakil Sekretaris Jenderal Bidang yang bersangkutan, dengan sepengetahuan Ketua Umum atau antara Ketua Umum dengan Wakil Sekretaris Jenderal, atau antara Ketua dengan Sekretaris Jenderal. d. Tanda tangan Ketua Umum / Ketua disebelah kiri sedangkan tanda tangan Sekretaris Jenderal/Sekretaris berada di sebelah kanan

11. Tembusan ( bila perlu )

BAB V

KETATA ARSIPAN

Pasal 8

Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan, yaitu pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur sebagai berikut :

1. Agenda Surat Masuk. Unsur-unsur yang terpenting untuk dicatat dalam surat masuk adalah sebagai berikut :

a. Nomor urut Surat

b. Nomor kode arsip

c. Nomor Surat

d. Tanggal diterima

e. Tanggal Surat

f. Isi Surat

g. Asal Surat

h. Keterangan

2. Agenda Surat Keluar.

a. Surat Keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut :

1. Konsep surat harus terlebih dahulu dikonfirmasikan kepada pimpinan yang bersangkutan agar tidak terjadi kekeliruan atau perbedaan-perbedaan antara muatan, isi dan redaksi surat tersebut.

2. Konsep surat yang telah mendapat konfirmasi dan persetujuan, baru kemudian diberi nomor verbal.

b. Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain :

1. Nomor urut surat

2. Nomor kode arsip

3. Nomor surat

4. Tanggal Surat

5. Isi Surat

6. Tujuan Surat

3. Agenda Surat Keputusan/Ketetapan memuat antara lain :

a. Nomor Urut surat

b. Nomor Kode Arsip

c. Nomor Surat

d. Tanggal Surat

e. Isi Surat

f. Keterangan

4. Buku Ekspidisi memuat antara lain :

a. Tanggal Pengiriman

b. Tujuan Surat

c. Tanggal/Nomor Surat

d. Lampiran

e. Keterangan

Pasal 9

1. Surat menyurat Kepanitiaan / Pelaksana Program diatur dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Surat menyurat Kepanitiaan/ Pelaksana Program mengikuti tata cara surat menyurat Dewan Pengurus KNPI

b. Kepanitiaan / Pelaksana Program hanya mengeluarkan surat internal kepanitiaan dalam rangka koordinasi dan dinamisasi kerja panitia

c. Untuk surat eksternal kepanitiaan harus dikeluarkan oleh Dewan Pengurus KNPI

2. Surat menyurat Badan dan Lembaga dilingkungan KNPI mengikuti tata cara kerja administrasi Dewan Pengurus KNPI yang telah ditetapkan

BAB VI

ADMINISTRASI KEARSIPAN

Pasal 10

1. Arsip adalah kumpulan warkat / surat-surat yang disimpan secara sistimatis karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara tepat ditemukan kembali. Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. Tata kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi sehingga apabila diperlukan kembali mudah ditemui, walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik dan sangat berguna, terutama membantu kelancaran dan ketertiban organisasi serta dapat digunakan sebagai pengembangan pengetahuan umumnya.

2. Surat-surat organisasi harus disimpan di sekretariat / kantor dan dilarang keras disimpan di luar kantor.

Pasal 11

Kode arsip administrasi kesekretariatan KNPI adalah :

1. Kode Arsip Surat Masuk

a. Surat Masuk Interns! = MA

b. Surat Masuk Eksternal = MB

2. Kode Arsip Surat Keluar

a. Surat Keluar Internal = KA

b. Surat Keluar Eksternal = KB

3. Kode Arsip Surat Ketetapan/Keputusan.

a. Surat Ketetapan = TAP

b. Surat Keputusan = KPTS

4. Kode Map Dokumentasi

a. Kebijakan Org/Statemen = DKO

b. Makalah/Tulisan = DMT

BAB VII

INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI ORGANISASI

Pasal 12

Tujuan dibuatnya daftar inventarisasi organisasi adalah :

1. Menunjukkan kekayaan organisasi

2. Menghindari adanya pemborosan

3. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan, pergantian dan menambah jika terjadi kekurangan)

Pasal 13

1. Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi berbentuk inventarisasi yang permanen (tahan lama) Contohnya : Gedung/Sekretariat kantor, alat-alat kantor, komputer, meja, kursi dan lain-lain

2. Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang kompeten dan bertanggung jawab sesuai dengan job discription kesekretariatan. Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di sekretariat, tidak diperkenankan dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris.

Pasal 14

1. Dokumentasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan dan pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Dokumentasi organisasi tersebut merupakan suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa-peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya semua arsip organisasi adalah dokumen.

2. Bentuk-bentuk dokumen organisasi antara lain :

a. Gambar-gambar dan foto-foto

b. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting

c. Benda-benda berharga dan bernilai

d. Foto copy atau salinan surat

e. Surat Kabar, Majalah dan lain sebagainya.

3. Dokumentasi yang dipakai untuk menyusun laporan tahunan/akhir organisasi dan sebagai bukti yang sah serta sangat penting untuk menyusun sejarah perjuangan organisasi, oleh karena itu pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti hal lainnya barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam map-map/rak-rak dan tempat-tempat tertentu dengan pengelompokan sesuai dengan kebutuhan.

BAB VIII

PERPUSTAKAAN ORGANISASI

Pasal 15

1. Perpustakaan yang ideal bagi KNPI adalah meliputi buku-buku yang diperlukan bagi anggotanya. Oleh karena itu minimal yang harus dimiliki mencakup buku-buku yang diperlukan dalam kelengkapan kurikulum pelatihan KNPI, yang meliputi antara lain :

a. Wawasan Ideologi

b. Wawasan Pembangunan Nasional

c. Wawasan Nusantara & Ketahanan Nasional

d. Wawasan Kepemimpinan dan Manajemen

e. Wawasan Ekonomi, Bisnis dan Kewira Usahaan

f. Wawasan Sosial Budaya

g. Dan sebagainya.

2. Dalam upaya menertibkan dan mengembangkan perpustakaan organisasi, maka perlu diatur dalam administrasi perpustakaan dan diserahkan pengelolaannya kepada pengurus yang bertanggung jawab dan memahami seluk beluk perpustakaan.

BAB IX

KEPROTOKOLERAN

Pasal 16

1. Keprotokoleran KNPI merupakan segala aktivitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan suatu prosedur kelancaran (acara/upacara) dan memegang peranan penting bagi sukses dan sempurnanya suatu acara/upacara.

2. Agar sasaran suatu Kegiatan upacara dapat tercapai secara optimal, diperlukan penanggungjawab dan pembagian tugas dalam penyelenggara-annya. Apabila penyelenggaraan suatu aktifitas tanpa adanya Panitia Penyelenggara, maka pengelolaan penataan dan penyelenggaraannya langsung berada di bawah tim Sekretariat Jenderal/Sekretariat.

3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan suatu acara/upacara adalah sebagai berikut :

o   Tempat / Gedung (lay out, dekorasi dan pengaturan kursi)

o   Posisi tamu / undangan dan pengurus.

o   Jenis dan pengantar acara.

o   Susunan acara, terutama mengenai urutan pemberi sambutan, secara struktural pejabat / pengurus terbawah mendahului pejabat / pengurus diatasnya, sedangkan dalam sapaan sambutan berlaku sebaliknya.

BAB X

PENUTUP

Pasal 17

1. Dengan adanya Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini menjadi sangat penting dan strategis dalam menunjang dan menjadikan organisasi KNPI menjadi organisasi yang modern, karena dengan adanya pedoman tersebut segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan menjadi seragam dan teratur secara rapi sehingga segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan organisasi akan efisien dan efektif serta bermutu.

2. Untuk melaksanakan administrasi yang baik dan profesional sangat bergantung pada profesionalitas para pelaksananya, yaitu tim Sekretaris Jenderal / Sekretaris dengan dukungan dan pengertian semua fungsionaris.

Pasal 18

1. Apabila di dalam peraturan organisasi ini terdapat kekeliruan, maka akan dilakukan perbaikan seperlunya.

2. Peraturan Organisasi ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan       : Jakarta

Pada tanggal : 28 Desember 2011

DEWAN PENGURUS PUSAT

 KOMITE NASIONAL PEMUDA INDONESIA

Ketua Umum, TAUFAN E. N. ROTORASIKO

Sekretaris Jendral, BINTANG PRABOWO

Share On: